miércoles, 20 de enero de 2010

Resumen

Xcorp es una gran empresa de Manufactura que va en decadencia. Se contrata un nuevo director general, Brian Scott para que trate de darle un vuelco a la compañía en dos años

Al asumir el nuevo cargo, Scott descubre que está sumergido en un mar de información de todos los departamentos, pero no entiende en realidad qué está ocurriendo. Además al entrevistar a los diferentes jefes para consultarles acerca del problema, estos acusan a sus similares de otras áreas y tratan de justificar su propio desempeño.

Aparece un personaje misterioso llamado el “Infoman” que promete ayudarle a Scott a solucionar sus problemas de información con la ayuda de tres simples informes de una página: El Informe de Enfoque, el Informe de Retroalimentación y el Informe de Administración. Con ellos los gerentes podrán administrar eficientemente sus áreas. Scott aunque un poco escéptico decide hacerle caso al Infoman ya que tiene pocas alternativas viables.

El Informe de Enfoque, da información clave de cada empleado sobre lo que hace, con la ayuda de factores claves de éxito, a los cuales se les asignan valores: actuales, a corto plazo y a futuro que se pretenden lograr para alcanzar las metas. Este permite realizar un seguimiento del lugar en que se está frente al camino del éxito

El informe de retroalimentación contiene las noticias buenas y malas acerca de lo que hace cada persona frente a sus factores claves de éxito y omite los factores de éxito que no dieron cambio positivo o negativo

El informe de administración contiene las noticias buenas y malas sobre lo que hacen sus subalternos. Es formado por una concatenación de los 2 informes anteriores y permite visualizar qué se destaca tanto de los empleados del grupo cercano de trabajo, como de los que están en niveles jerárquicos más bajos.

Al comenzar la implantación de este nuevo método para realizar informes, el director general encuentra poca disposición entre sus subalternos inmediatos, pero luego de que se van involucrando todos los empleados por departamentos, comienzan a surgir ideas muy valiosas para definir el éxito de cada área y fijar metas. Esto motiva a los jefes a seguir con el proceso.

A medida que se van identificando más claramente los problemas y se planean estrategias de solución Xcorp comienza a mejorar notablemente.

Luego de que el Infoman acompaña y asesora a la empresa en este nuevo modelo de administración se retira de la escena.

El director general comienza a incentivar a los empleados que se destacan, lo que motiva más su buen desempeño. L a compañía recupera en el tiempo propuesto, gracias a la administración en una página.

4. Tips o frases célebres:

-Si usted no sabe qué es lo que anda mal, no lo puede arreglar
-La gente es la que fortalece o debilita una organización

-Descubrir por usted mismo la verdad
-El camino al éxito está pavimentado con "buena información"

-Importancia de darse cuenta en qué momento se ha tenido éxito
-Necesidad de que la gente indicada tenga la información apropiada en el momento adecuado para evitar que aumente la gravedad de los problemas.

-Vigilando su proceso usted se mantendrá en el camino al éxito

- Todo buen rendimiento comienza con metas claras

- Hacer las cosas que se deben hacer es más importante que hacer las cosas bien

- Regla de oro: El que lleva la batuta marca el compás

-A medida que uno ascienda en la organización, debe orientarse más hacia el futuro

- El secreto de la buena administración es darle al personal el trato correcto basado en buena información

5. Asociar el capítulo que más le gusto con su experiencia de vida académica y personal haciendo un ensayo con ambas visiones.

El capítulo que más me llamó la atención es “cuatro pasos sencillos para definir factores claves de éxito”, ya que los factores claves de éxito son el núcleo de los informes de una página y es necesario garantizar que estos factores no solo lleven al éxito de la persona sino también al del grupo.

Paso 1: Conozca sus relaciones importantes. Es necesario saber quiénes son las personas beneficiadas o clientes, de cada uno de las labores que realizo. A nivel personal el principal cliente de lo que hago soy yo, en cuanto los resultados obtenidos através del trabajo, la forma saludable de vida que lleve, relaciones personales, recreación; aunque también afecta a las personas con quien convivo. En el ámbito laboral los clientes son las personas que reciben mis servicios.

En la parte académica el principal beneficiado soy yo, aunque también tengo como clientes los maestros a quienes les debo entregar trabajos y los compañeros con los cuales formo grupos de trabajo, porque la interrelación afecta directamente el resultado de todos los integrantes. Igualmente afectan a mis familiares cercanos

Paso 2: Defina sus áreas de éxito desde diferentes puntos de vista

A nivel académico:

Materias propias de la carrera

Materias de ciencias exactas

Laboratorios Pendientes

Proyecto o práctica de grado

A nivel laboral:

Herramientas de trabajo

Capacitación en el área

Tiempos de ejecución de las labores

Número de clientes

Paso 3: Identifique los factores claves de éxito para cada área de éxito

-Dedicarle el mayor tiempo y esfuerzo a las materias propias de la carrera

-Destinar un número fijo de horas semanales a la realización de ejercicios para no acumular todo el tema del parcial

-Dedicar algunas horas los fines de semana y buscar ayuda de compañeros de clase

-Buscar temas sobre los cuales podría realizar el proyecto de grado

-Actualizar el software existente, adquirir algunos repuestos básicos necesarios para mi labor

-Buscar en internet teoría sobre el tema

-Ofrecer más publicidad sobre mis servicios

Paso 4: Determine donde encontrar el status de cada factor clave de éxito

Académicamente

- Notas y horas dedicadas

- Horas de estudio dedicadas

- Horas de estudio dedicadas

- Horas de estudio y número de temas encontrados

Laboralmente

- Fecha de actualización mínima

- Horas dedicadas a leer por semana

- Promedio de tiempo por atención

- Número de clientes por semana

Saber a quienes debo entregar resultados, es importante para dar prioridades sobre las tareas a realizar. Los factores claves de éxito junto con su status me permiten realizar un seguimiento constante, para determinar si se están cumpliendo o no las metas y en qué grado.

6. Ejemplificar, tomar los ejemplos o casos más representativos del libro y explicar el por qué los considera útiles.

- Cuando Brian Scott solicitó a sus nuevos subalternos informes sobre cada área, recibió como respuesta gran cantidad de carpetas llenas de cifras pero no había información concreta.

Esto ocurre mucho en la época actual donde nos vemos inmersos en un mar de información, pero no encontramos exactamente lo que buscamos y urgimos de una forma de filtrar esta información sin que se pierdan muchas cosas importantes. La administración en una página nos da algunas herramientas para realizar un buen filtro.

- Cuando el nuevo director general de Xcorp le pide a uno de sus subalternos que aplique algunas técnicas de administración en una página, para determinar sus factores claves de éxito, éste se mostró reacio al cambio y argumentó que tenía mucho trabajo acumulado como para agregarle nuevas tareas, además de que no creía mucho en la eficacia del método.

Es caso sucede mucho en las empresas cuando hay cambios de administración o implementación de nuevas políticas, porque los empleados tienen miedo al cambio, saben que el cambio inicialmente puede demandar mucho trabajo, requiere despojarse de parte de la seguridad que se tiene, pueden salir a la luz errores que se estaban cometiendo y hay incertidumbre sobre si los cambios funcionan o no.

Pero el cambio es indispensable si se quiere seguir compitiendo y en la mayoría de las ocasiones los nuevos métodos funcionan mejor y se aprende mucho sobre el proceso.

-Luego de que los distintos integrantes de cada departamento comenzaron a reunirse para discutir los factores de éxito de cada área, surgió una positiva lluvia de ideas y los empleados se sintieron muy satisfechos por ser tenidos en cuenta.

A menudo en las empresas, las reuniones se vuelven rutinarias, y cuando se convocan generan pereza en los invitados. Se requiere de participación activa de todos los integrantes, que se motive la creatividad y se dé el reconocimiento a las personas que se destaquen, para que estas reuniones sean fructíferas y de gusto asistir a ellas.

7. Socializar el enfoque administrativo, los aciertos y desaciertos que el autor expresa.

El enfoque administrativo, aunque a primera vista parece ser orientado a los resultados, ya que se busca el éxito, tratando de lograr metas concretas en distintas áreas. Sin embargo el método de AEUP permite destacar los logros individuales de los empleados aunque estén en los niveles más bajos del organigrama para que reciban su reconocimiento y se motiven a seguir destacándose, esto puede parecer más humanista en cuanto motiva la superación personal y el escalar la pirámide de necesidades.

Considero como aciertos la forma sencilla en que se presenta el método como una parábola y lo concretos que son los pasos para realizar los informes de una página. Como desaciertos pienso que la forma en que se presenta el personaje del “Infoman” quien aparece como un salvador para los problemas que presenta Xcorp es muy sacado de la ciencia ficción, aunque cumple su objetivo de explicar el método. Aunque los pasos descritos pueden funcionar muy bien dentro de la mayoría de las organizaciones no se toman en cuenta factores externos a una empresa, que pueden obstaculizar el éxito de una compañía como la situación económica, política y de seguridad de un país.

8. Expresar la pertinencia de los postulados del libro con la Ingeniería de Sistemas.

El problema básico que aborda el libro es cómo utilizar toda la información que posee una empresa para extraer sólo lo más importante, que permita tomar decisiones en el momento adecuado, sin perecer en el intento.

Considero que se relaciona directamente con la ingeniería de sistemas porque el principal elemento que se manipula en los programas que se desarrollan es la información y día a día se demandan informes más inteligentes, que se obtengan más rápido y que contengan un margen de error mínimo.

Sería interesante tratar de que una aplicación de software genere automáticamente los informes de una página, pero se requiere de mucha interacción con el usuario o de métodos de inteligencia artificial (o similares) para que se obtenga solo la información más relevante y se redacten correctamente los factores claves de éxito.

1 comentario:

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